Ulga B+R: Ewidencja kosztów oraz czasu pracy
Jednym z warunków, które muszą zostać spełnione, by móc odliczyć koszty działalności B+R, jest warunek dokumentowania i ewidencjonowania ponoszonych kosztów. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy mają obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej w sposób zapewniający określenie wysokości wygenerowanego dochodu, podstawy opodatkowania i wysokości podatku CIT.
Przytoczona powyżej regulacja poza ogólnymi zasadami dotyczącymi ewidencji, odwołuje się bezpośrednio do wydatków ponoszonych w ramach działalności B+R i wskazuje wprost, że podatnicy prowadzący działalność B+R, którzy zamierzają skorzystać z preferencyjnego odliczenia kosztów kwalifikowanych, są zobowiązani do wyodrębniania w prowadzonej ewidencji kosztów ponoszonych na działalność B+R. Omawiany przepis nakłada na zainteresowanych skorzystaniem z ulgi obowiązek wyodrębniania kosztów w prowadzonej już ewidencji, przy czym nie ma konieczności zakładania odrębnej ewidencji na potrzeby ulgi B+R, wystarczające jest wyraźne ich wyodrębnienie w prowadzonej dotychczas ewidencji kosztów przedsiębiorstwa.
Ustawodawca nie określił dokładnego sposobu prowadzenia ewidencji wydatków czy wyodrębniania ponoszonych kosztów w działalności B+R. Wybrana do ewidencji metoda powinna umożliwić sporządzenie zestawienia wydatków w prawidłowej kwocie. Jednak należy pamiętać, że takie zestawienia są niezbędne nie tylko do prawidłowego określenia wysokości kosztów w zeznaniu CIT-8 oraz informacji CIT/BR, ale również powinny być na tyle czytelne, by w toku ewentualnej kontroli podatkowej mogły służyć jako dowód poniesionych kosztów, ponieważ obowiązek udowodnienia poniesionych kosztów, które zostały odliczone spoczywa na podatniku.
Krajowa Informacja Skarbowa w wydawanych interpretacjach indywidualnych potwierdza, iż wystarczające jest prowadzenie ewidencji pomocniczej, w której podatnik wyodrębni koszty kwalifikowane, natomiast nie jest wymagane prowadzenie kompleksowej dokumentacji rachunkowej.
Dopuszczalnymi i popularnymi formami prowadzenia takiego wyodrębnienia kosztów kwalifikowanych w ewidencji są przykładowo ewidencje w formie arkusza kalkulacyjnego programu Microsoft Excel czy w formie ksiąg pomocniczych.
Wymóg prowadzenia ewidencji dotyczy również konieczności ewidencjonowania czasu pracy przeznaczonego na prace badawczo-rozwojowe. Obowiązek ten jest związany z prawidłowym ustaleniem wysokości ponoszonych kosztów pracowniczych. W Objaśnieniach podatkowych Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy dotoczy sytuacji, w których pracownicy realizują czynności nie tylko z zakresu projektów badawczo-rozwojowych. Ponadto, wskazano, że opis czasu pracy powinien zawierać informacje zawierające:
- opis projektu;
- czas rozpoczęcia i zakończenia projektu;
- wykaz osób zaangażowanych w pracę w poszczególnym projekcie;
- wykaz prac stworzonych w danym projekcie z imiennym przyporządkowaniem do konkretnej osoby wykonującej daną pracę.
Podobnie jak w przypadku ogólnej ewidencji kosztów kwalifikowanych -nie ma narzuconej formy prowadzenia ewidencji czasu pracy, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa podatnik może wprowadzić dowolny system.
Podsumowując, do skorzystania z odliczenia w ramach ulgi B+R konieczne jest prowadzenie ewidencji ponoszonych kosztów oraz czasu pracy pracowników, jednak taka ewidencja nie musi być prowadzona za pomocą skomplikowanych narzędzi informatycznych, wystarczające jest ujęcie tego rodzaju informacji np. w arkuszu kalkulacyjnym programu Excel.
