Ulga B+R – koszty kwalifikowane
Istotą ulgi na działalność badawczo-rozwojową jest możliwość odliczenia od podstawy opodatkowania (dochodu) wydatków stanowiących koszty kwalifikowane poniesionych na wskazaną działalność. Ustawodawca w przepisach podatkowych zawarł zamknięty katalog wydatków, które mogą stanowić podstawę do wyliczania ulgi. Tym samym podatnik w ramach ulgi ma możliwość odliczenia od dochodu jedynie te wydatki, które klasyfikują się do jednej z ustawowych kategorii.
Ustawodawca wyróżnił następujące kategorie kosztów kwalifikowanych:
- Koszty pracownicze – przede wszystkim koszty wynagrodzeń i składek – stanowią koszt kwalifikowany proporcjonalnie do czasu przeznaczonego przez pracownika na realizację zadań związanych z pracami badawczo-rozwojowymi w odniesieniu do ogólnego czasu pracy pracownika w danym okresie.
Podatnik nie ma możliwość zaliczenia do kosztów wynagrodzeń współpracowników zatrudnionych w ramach umów o współpracę (B2B). Oprócz wynagrodzenia zasadniczego w tej kategorii mieszczą się również koszty podróży służbowych czy benefity dla pracowników (pakiety medyczne, karnety sportowe, dodatkowe ubezpieczenia).
- Koszty osób świadczących usługi na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło
W tym przypadku wyłączone z niniejszego katalogu będą wydatki z tytułu umowy zlecenie lub umów o dzieło zawierane z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą
- Nabycie materiałów i surowców są to wydatki bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową, czyli koszty ściśle związane z działalnością B+R, która została urzeczywistniona w wyniku poniesienia nakładów na materiały i surowce. Do tej kategorii można zaliczyć między innymi koszty paliwa, energii, tworzywa sztuczne, barwniki.
- Nabycie sprzętu specjalistycznego – kategoria ta obejmuje koszty poniesione na nabycie sprzętów niebędących środkami trwałymi wykorzystywanych bezpośrednio w prowadzonej działalności B+R. Ustawa o CIT / ustawa o PIT wskazuje, iż w szczególności może to być zakup naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych.
- Ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, przy czym mogą stanowić koszt kwalifikowany jedynie, gdy są nabywane od pomiotów o statusie jednostek naukowych. Wskazanymi podmiotami są między innymi uczelnie, federacje podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki, instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze, międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw działające na terytorium Polski, Polska Akademia Umiejętności oraz inne podmioty prowadzące głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły.
- Odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej, nabycie usług wykorzystania takiej aparatury – w przepisach podatkowych nie wyjaśniono znaczenia pojęcia „aparatura naukowo-badawcza”, w związku z tym należy przyjąć, że w tej kategorii mieszczą się zestawy urządzeń badawczych, pomiarowych lub laboratoryjnych o małym stopniu uniwersalności i wysokich parametrach technicznych. Natomiast wskazane „odpłatne korzystanie” oznacza korzystanie na podstawie dowolnej umowy przyznającej uprawnienie do wykorzystywania aparatury. Z tej kategorii wykluczone są wydatki na odpłatne korzystanie na podstawie umowy zawartej z podmiotem powiązanym.
- Uzyskanie i utrzymanie patentu, prawa ochronnego, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, związanych z działalnością B+R.
- Odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych związanych z pracami badawczo-rozwojowymi. Przykładowo do tej kategorii mogą być zaliczane odpisy amortyzacyjne od wartości sprzętu elektronicznego, komputerowego, maszyn automatycznych do produkcji, aparatury technicznej, programów do projektowania systemów. Z tej kategorii wyłączone są odpisy amortyzacyjne od samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.
Ewidencja czasu pracy pracowników w ramach wykonywanych prac B+R jest niezbędna, by móc zakwalifikować do ulgi wydatki poniesione na wynagrodzenia pracowników. Jest to bardzo istotny element w szczególności, gdy dany pracownik wykonuje zarówno prace związane i niezwiązane z działalnością badawczo-rozwojową firmy. W takim przypadku konieczna jest kalkulacja poświęconego czasu na oba obszary oraz przyjęcie „klucza proporcji”, za pomocą którego przedsiębiorca ma możliwość obliczenia ilości przepracowanego czasu i kosztów poniesionych w ramach wykonywanych prac B+R.
W ramach wydawanych interpretacji indywidualnych organy podatkowe potwierdzają, iż następującego rodzaju wydatki mogą korzystać z preferencji związanej z działalnością ulgi B+R:
- wynagrodzenia pracowników obejmujące wynagrodzenia zasadnicze oraz wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, nagrody, dodatki.
- wpłaty na pracownicze plany kapitałowe.
- odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz od wartości niematerialnych i prawnych związane z:
- licencjami oraz prawami autorskimi;
- sprzętem komputerowym i elektronicznym (m.in. serwery, komputery, laptopy, monitory);
- sprzętem i wyposażeniem biurowym.
- koszty amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w tej części, w jakiej są wykorzystywane w działalności B+R m.in. od niezbędnego oprogramowania, sprzętu komputerowego bądź sprzętu elektronicznego.
- koszty materiałów wykorzystywanych przy pracy nad realizacją danego projektu, w tym m.in. energia elektryczna, oprogramowanie, sprzęt komputerowy oraz koszty materiałów biurowych dla pracowników, literatura fachowa.
- koszty związane z odpłatnym korzystaniem z aparatury naukowo-badawczej np.: koszty wykonania testów wibracyjnych, wykonania badania tomograficznego podzespołów.
Jednocześnie, organy podatkowy uznały, że poniższe wydatki nie mogą stanowić kosztów kwalifikowanych na cele związane z ulgą B+R:
- koszty nabytych sprzętów, które po specjalnym skonfigurowaniu zostaną przekazane klientowi.
- koszty utrzymania różnego rodzaju oprogramowania niebędącego dla podatnika wartością niematerialną i prawną jak również koszty leasingu sprzętu komputerowego,
- koszty wynajmu pomieszczeń/nieruchomości.
