Nadchodzi Krajowy System e-Faktur – o czym należy pamiętać?

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur ma stać się obligatoryjne od 1 lipca 2024 r. Zaawansowany etap legislacyjny rządowego projektu wskazuje, że termin ten wydaje się być realny. Powyższe oznacza, że przedsiębiorcom, na przygotowanie się do nadchodzących rewolucyjnych zmian, pozostał już mniej niż rok. Z uwagi na to, że wypełnienie obowiązków związanych z KSeF wymaga znacznego zaangażowania, podatnicy powinni być świadomi, że wbrew pozorom nie mają zbyt wiele czasu na rozpoczęcie procesu wdrażania KSeF w swojej organizacji. Poniżej przedstawiamy podsumowanie najważniejszych zagadnień, które należy uwzględnić w ramach tego procesu.

Identyfikacja i zarządzanie obowiązkami w zakresie KSeF

Do podstawowych obowiązków w ramach obligatoryjnego KSeF należy wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Obowiązkiem tym objęci mają zostać podatnicy, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce oraz wykonują czynności objęte wymogiem fakturowania. Od powyższej reguły przewidziane są jednak wyjątki. Poza KSeF (tj. w formie faktur papierowych lub elektronicznych) wystawiane będą w szczególności, tzw. faktury konsumenckie, tj. faktury na rzecz nabywców będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej. Oznacza to, że w ramach jednego przedsiębiorstwa, obowiązywać będą mogły dwa całkowicie odmienne modele fakturowania.

Zasadniczo faktury ustrukturyzowane będą otrzymywane za pośrednictwem KSeF. Jednak od tej zasady istnieć będą również wyjątki. Poza KSeF, w sposób uzgodniony z nabywcą, będą udostępniane w szczególności faktury ustrukturyzowane dokumentujące transakcje wewnątrzwspólnotowe czy też eksport towarów. Sposoby przekazywania faktur w przypadku sprzedaży krajowej oraz zagranicznej mogą być zatem zasadniczo inne. Zwizualizowane faktury ustrukturyzowane (np. w formie papierowej lub nieedytowalnego pliku pdf) przekazywane poza KSeF będą dodatkowo objęte obowiązkiem oznaczania ich kodem weryfikującym (tj. kodem QR) przez wystawcę. Obowiązek ten istniał będzie również w przypadku użycia tych faktur ustrukturyzowanych poza KSeF.

Identyfikacja obowiązków w zakresie KSeF to krok, od którego należy rozpocząć prace nad jego wdrożeniem. Z uwagi na możliwość występowania różnych modeli wystawiania i przekazywania faktur nabywcom, dla zapewnienia prawidłowego wypełniania tych obowiązków pomocne może okazać się przygotowanie procedur zarządzania obowiązkami KSeF.

Implementacja wzoru faktury ustrukturyzowanej

Wszystkie faktury ustrukturyzowane będą wystawiane według jednego ustandaryzowanego wzoru, tj. zgodnie z tzw. strukturą logiczną, w formacie pliku xml. Rodzaje faktur wystawianych przy użyciu KSeF będą następujące: faktura podstawowa, faktura korygująca, faktura zaliczkowa, faktura końcowa (rozliczeniowa), faktura uproszczona, faktura korygująca fakturę zaliczkową oraz faktura korygująca fakturę końcową (rozliczeniowa). Konieczne zatem będzie zaadoptowanie nowych wzorów faktur w przedsiębiorstwie.

Faktury ustrukturyzowane będą zawierały trzy rodzaje pól: obligatoryjne, opcjonalne oraz fakultatywne. To czy dane pole będzie podlegało wypełnieniu należy oceniać indywidualnie w odniesieniu do danego typu transakcji (przykładowo częściowo inne pola będą wymagane w przypadku dostawy krajowej towarów, a inne w przypadku eksportu towarów). Co ważne, wzór faktury ustrukturyzowanej będzie przewidywał możliwość wykazania wielu dodatkowych danych niewymaganych przepisami ustawy o VAT. To od woli podatnika będzie zatem zależało, czy zdecyduje się on na przekazywanie dodatkowych informacji kontrahentowi za pomocą faktur ustrukturyzowanych. Kluczowe znaczenia będzie miało również umieszczanie właściwych danych we właściwych, tj. dedykowanych polach (tzw. proces mapowania danych). W przeciwnym wypadku może dojść do sytuacji, w której znaczenie odbieranych informacji przez nabywcę będą różnić się od tych zamierzonych do przekazania przez sprzedawcę.

Implementacja wzoru faktury ustrukturyzowanej stanowi ogromne wyzwanie dla podatników. Proces ten usprawnić może zidentyfikowanie poszczególnych transakcji dokonywanych w ramach przedsiębiorstwa. Na jej podstawie możliwe będzie następnie opracowanie właściwej procedury w zakresie dokumentowania poszczególnych operacji gospodarczych. 

Organizacja obiegu informacji i dokumentów

Wystawienie i otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF będzie wymagało od podatnika również zapewnienia prawidłowej organizacji obiegu informacji i dokumentów. W związku z tym, konieczne będzie ustalenie podmiotów odpowiedzialnych w danym przedsiębiorstwie za proces fakturowania sprzedaży oraz odbiór i weryfikację faktur otrzymanych od dostawców. Kwestia ta może być szczególnie problematyczna w dużych organizacjach, w których dokonywanie wspomnianych czynności jest rozproszone pomiędzy różnymi działami oraz osobami (np. księgowymi, przedstawicielami handlowymi). Jednocześnie, obecny kształt projektowanych przepisów wskazuje, że podatnik korzystając z obligatoryjnego KSeF nie będzie automatycznie otrzymywał informacji bądź potwierdzenia z KSeF o otrzymaniu faktury zakupowej. Przy pewnej skali działalności niezbędne będzie zorganizowanie sobie we własnym zakresie odpowiedniego narzędzia informatycznego wspierającego ten proces. Brak takiego narzędzia oznaczałby konieczność stałego monitorowania w zakresie wpływania faktur do przedsiębiorstwa, co powinno wiązać się także z wyznaczeniem osób odpowiedzialnych do tego zadania. Nie należy również zapominać, że poza fakturami otrzymywanymi w KSeF do przedsiębiorstwa mogą wpływać także dokumenty wystawiane poza tym systemem.

Organizacja obiegu informacji i dokumentów powinna stanowić nieodłączny element wdrożenie KSeF. Pomocne w tym zakresie może być opracowanie procedur oraz standardów weryfikacji obiegu informacji i dokumentów w przedsiębiorstwie.

Narzędzia do komunikacji z KSeF

Wystawienie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych wymagać będzie zapewnienia komunikacji z KSeF. Oznacza to, że to po stronie podatników ciążyć będzie obowiązek ustalenia czy obecnie wykorzystywane systemy do fakturowania będą miały zapewnioną możliwość wystawiania i otrzymywania faktur przy użyciu KSeF. W przypadku, gdy programy te nie będą spełniać powyższego warunku, podatnicy będą zmuszeni do znalezienia alternatywnego rozwiązania zapewniającego połączenie z KSeF. W ostateczności może okazać się, że konieczna będzie zmiana dostawcy wykorzystywanego systemu na spełniające powyższe kryterium. Może stanowić to szczególne wyzwanie w przypadku przedsiębiorstw, w których wykorzystywanych jest kilka różnych systemów księgowych.

Już teraz należy upewnić się, że aktualny dostawca systemu do fakturowania zapewni narzędzia do komunikacji z KSeF. Zostawienie tego na ostatnią chwilą może wiązać się z koniecznością wdrożenia nie tylko KSeF, ale i nowego systemu księgowego.

***

Nie ulega wątpliwości, że zmiany czekające podatników VAT w związku z planowanym wejściem w życie przepisów o obligatoryjnym KSeF są rewolucyjne. Odpowiednio zaplanowany oraz przeprowadzony etapami proces wdrożenia KSeF może pozwolić zapewnić, że okres ten nie będzie uciążliwy ani problematyczny. Dlatego szczególnie istotne jest, aby prace w tym zakresie rozpocząć jak najwcześniej, tak aby jeszcze przed wejściem w życie obligatoryjnego KSeF istniała możliwość dokonania weryfikacji prawidłowości wdrożonego systemu w organizacji.