Kod QR jako sposób weryfikacji faktury ustrukturyzowanej

Wymóg oznaczania zwizualizowanej faktury ustrukturyzowanej, np. do formatu PDF albo do postaci papierowej kodem weryfikacyjnym, to kolejny z nowych obowiązków, jaki zostanie nałożony na podatników VAT w związku z planowanym wprowadzeniem obligatoryjnego KSeF. Oznaczenie wizualizacji faktury takim kodem pozwoli w szczególności na zweryfikowanie, czy dana faktura została wystawiona w KSeF oraz czy dane na niej zawarte są poprawne.

Co to jest kod weryfikacyjny?

Zgodnie z projektem rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur przez kod weryfikacyjny rozumieć należy unikalny ciąg znaków przedstawiony w formie dwuwymiarowego, kwadratowego kodu graficznego QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015. Elementy kodu weryfikacyjnego określać ma ww. rozporządzenie.

Kiedy na fakturze ustrukturyzowanej znajdzie się kod QR?

Obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem weryfikacyjnym wystąpi w dwóch przypadkach, tj.: udostępnienia tej faktury w sposób innych niż przy użyciu KSeF oraz użycia jej poza KSeF.

Należy zauważyć, że w niektórych sytuacjach, przekazanie faktury ustrukturyzowanej poza KSeF stanowić będzie obowiązek podatnika – tak w przypadku, gdy:

  • miejscem świadczenia będzie kraj inny niż Polska, lub
  • nabywcą będzie podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, lub
  • nabywcą będzie podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej w Polsce, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, gdy to stałe miejsce prowadzenia działalności nie będzie uczestniczyć w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.

W praktyce obowiązek oznaczania faktury kodem QR dotyczyć będzie w szczególności tzw. transakcji zagranicznych, a zatem WDT, eksportu towarów, eksportu usług czy też dostaw podlegających opodatkowaniu poza terytorium Polski. Bez znaczenia dla obowiązku oznaczania faktury kodem QR pozostawać będzie natomiast okoliczność braku wykorzystania kodu weryfikacyjnego przez nabywcę.

Wprawdzie obowiązek oznaczania faktur kodem QR nie obejmuje przypadków wykorzystywania  faktur dla celów wewnętrznych podatnika, nie  mniej jednak może okazać się dla celów zapewnienia bezpieczeństwa obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie zasadne będzie posługiwanie się wyłącznie fakturami zawierającymi to oznaczenie.

Dostęp do faktury bez konieczności uwierzytelnienia w KSeF

Oznaczanie faktur ustrukturyzowanych kodem QR pozwoli nabywcom na uzyskanie dostępu do tych faktur w KSeF (po podaniu dodatkowych danych, tj. NIP-u nabywcy oraz numeru faktury) bez konieczności dokonywania uwierzytelnienia.