Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to obecnie jedna z kilku dostępnych form dokumentowania transakcji gospodarczych (obok faktur papierowych oraz elektronicznych). Za fakturę ustrukturyzowaną uznaje się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym jej unikalnym numerem identyfikującym fakturę w systemie (tzw. numerem KSeF). Numer KSeF składa się z 36 znaków i jest nadawany automatycznie przez system.
Jakie typy pól przewiduje schema faktury ustrukturyzowanej?
Faktura ustrukturyzowana wystawiana jest w formacie xml zgodnie ze strukturą logiczną (schemą) opublikowaną przez Ministerstwo Finansów. Struktura logiczna zawiera trzy rodzaje pól: obligatoryjne, opcjonalne oraz fakultatywne.
Pola obligatoryjne obejmują obowiązkowe elementy, które zgodnie z przepisami o VAT powinna zawierać każda faktura. Brak wypełnienia takiego pola uniemożliwi skuteczną wysyłkę faktury.
Pola opcjonalne to pola, które powinny zostać obowiązkowo wypełnione w przypadku spełnienia określonych przesłanek wynikających z przepisów. Pominięcie takiego pola nie spowoduje odrzucenia faktury przez KSeF, jednak w świetle przepisów będzie ona wystawiona wadliwie.
Pola fakultatywne przewidziane są dla informacji, których zamieszczanie na fakturach nie jest obowiązkowe i zależy wyłącznie od decyzji podatnika. Często są to informacje już obecnie w praktyce powszechnie stosowane na fakturach (np. termin płatności, numer rachunku bankowego do dokonania płatności, warunki transakcji). Warto zaznaczyć, że schema została przygotowana wg koncepcji, zgodnie z którą dla większości fakultatywnych (niewymaganych przepisami o VAT) elementów w praktyce powszechnie stosowanych na fakturach przewidziano właściwe dla nich pole.
Dlatego już na etapie wdrażania KSeF warto się zastanowić, które pola – oprócz obligatoryjnych – powinny być wypełniane dla zapewnienia zgodności treści faktury z przepisami prawa bądź z innych powodów, np. jako dodatkowa informacja dla kontrahenta.
Moment wystawienia oraz otrzymania faktury ustrukturyzowanej
Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej będzie dzień jej przesłania do KSeF. Natomiast datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF będzie dzień przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Od powyższych zasad przewidziane będą jednak wyjątki.
W przypadku faktur wystawianych w okresie awarii lub w tzw. trybie offline za datę wystawienia uznawana będzie data wskazana przez podatnika na fakturze w polu P_1. Za datę otrzymania takiej faktury uznawana będzie natomiast data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę. Jeżeli jednak data faktycznego otrzymania faktury będzie późniejsza niż data przydzielenia numeru KSeF tej fakturze, datę otrzymania stanowić będzie zasadniczo data wcześniejsza.
W jaki sposób wystawiana będzie faktura ustrukturyzowana?
W celu wystawienia faktury ustrukturyzowanej podatnicy będą mieli możliwość skorzystania z bezpłatnej platformy stworzonej przez Ministerstwo Finansów. W praktyce z tej możliwości będą korzystali raczej podatnicy prowadzący działalność w bardzo niewielkiej skali. Większość podatników będzie jednak wykorzystywała w tym celu komercyjne oprogramowanie, które powinno umożliwiać nie tylko wystawienie faktury zgodnie ze schemą, lecz również jej przesłanie do KSeF.
