Właściwe udokumentowanie likwidacji towarów
Wydatki poniesione w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (z wyjątkiem tych wyłączonych na mocy art. 16 ust. 1 Ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „Ustawa o CIT”)) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami tj. poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu.
Również w przypadku utylizacji towarów związanych z działalnością gospodarczą istnieje możliwość zaliczenia strat, powstałych w wyniku likwidacji towarów do kosztów uzyskania przychodów. Przykładowo procesowi zniszczenia mogą być poddane produkty, które utraciły swoją wartość nie z winy podatnika, lecz zostały uszkodzone w transporcie, czy utraciły termin przydatności do spożycia.
Należy podkreślić, że o możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów nie rozstrzyga tylko faktyczne poniesienie tego typu kosztów, ale również to czy wydatki zostały właściwie udokumentowane przez podatnika. Obowiązek udokumentowania poniesionej straty wynika z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT – stanowi jedną z koniecznych przesłanek do zaliczenia wydatków na poczet kosztów uzyskania przychodu. W przypadku braku dopełnienia obowiązku właściwego udokumentowania organy podatkowe, mogą kwestionować poprawność zaliczenia straty do kosztów uzyskania przychodów.
Kwestia dokumentacji kosztów nie została doprecyzowana w przepisach ustawy. Nie ma regulacji, która wskazywałaby, że w przypadku utylizacji konkretny dokument (np. protokół zniszczenia) jest obligatoryjny, by móc zaliczyć ten wydatek do kosztów uzyskania przychodu.
Jednak warto zwrócić uwagę na indywidualne interpretacje przepisów prawa podatkowego, w których możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zutylizowanych towarów, w większości przypadków jest zawarta informacja o dokumentowaniu przez podatnika takiej utylizacji w formie, co najmniej, protokołu likwidacji towarów. Co więcej w interpretacjach podatkowych wskazuje się, że protokoły zawierają dane identyfikujące zniszczone towary (w tym: rodzaj, ilość, cenę jednostkową i wartość towarów) oraz decyzję kierownika jednostki o likwidacji towarów.
W związku z powyższym należy założyć, iż protokół utylizacji towarów handlowych jest niezbędnym minimum dokumentacji poniesionych kosztów. Co więcej, taki protokół, powinien zawierać informacje umożliwiające identyfikację zniszczonych produktów tj. rodzaj, ilość, wartość jednostkowa podpisy osób uczestniczących w zdarzeniu oraz decyzję kierownika jednostki. Protokół likwidacji musi spełniać wymagania zawarte w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, by mógł być uznany za dowód poświadczający koszt uzyskania przychodu.
W przypadku zaliczenia kosztu zutylizowanych produktów do kosztów uzyskania przychodów należy pamiętać o sporządzeniu protokołu likwidacyjnego, ponieważ brak dokumentacji potwierdzającej powody oraz fizyczną likwidację produktów, zawierającej w szczególności: ilość, cenę jednostkową i wartość zniszczonych towarów, może być uznane przez organy podatkowe za okoliczność kwestionującą prawidłowość działania podatnika.
