VAT w transakcjach trójstronnych – uproszczenie proceduralne i najczęstsze błędy
Efektywne zarządzanie handlem wewnątrzwspólnotowym wymaga od przedsiębiorców nie tylko sprawności logistycznej, ale również pogłębionej znajomości przepisów dotyczących podatku od towarów i usług.
Jednym z rozwiązań, którego znajomość może przynieść wymierne korzyści podatnikom VAT w tym zakresie jest tzw. procedura uproszczona w transakcjach trójstronnych. Pozwala ona na uniknięcie konieczności rejestracji pośrednika do celów VAT w państwie przeznaczenia towarów, co wpływa na optymalizację rozliczenia VAT i może stanowić istotną przewagę konkurencyjną dla firm działających na rynku unijnym.
Istota wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej w systemie VAT
Wewnątrzwspólnotowa transakcja trójstronna to szczególny rodzaj dostawy łańcuchowej, w której uczestniczy trzech podatników VAT zarejestrowanych na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w trzech różnych państwach członkowskich Unii Europejskiej. Wspomniana transakcja opiera się na następującym modelu: pierwszy dostawca sprzedaje towar pośrednikowi, a ten z kolei odsprzedaje go finalnemu odbiorcy, przy czym, towar fizycznie transportowany jest bezpośrednio od pierwszego podmiotu do ostatniego.
W standardowym modelu dostaw łańcuchowych, pośrednik mógłby być zmuszony do zarejestrowania się jako podatnik VAT w kraju nabywcy, aby rozliczyć tam VAT od wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT) oraz dostawy lokalnej, co wiązałoby się z uciążliwymi obowiązkami formalnymi. Procedura uproszczona wyłącza taką konieczność, przenosząc ciężar rozliczenia podatku VAT od WNT w kraju przeznaczenia towarów na ostatniego uczestnika łańcucha.
Warunki stosowania procedury uproszczonej
Możliwość skorzystania z uproszczenia nie jest automatyczna i zależy od spełnienia szeregu przesłanek.
W szczególności, dostawa na rzecz ostatniego podatnika VAT musi być poprzedzona WNT u pośrednika, Z kolei pośrednik musi posługiwać się tym samym numerem identyfikacyjnym dla transakcji wewnątrzwspólnotowych (VAT UE) zarówno wobec dostawcy, jak i odbiorcy (przy czym numer ten nie może być przyznany przez państwo członkowskie w którym zaczyna się ani kończy transport).
Pośrednik nie może również posiadać siedziby działalności gospodarczej na terytorium państwa członkowskiego, w którym kończy się transport. Ponadto, ostatni podatnik VAT w łańcuchu stosuje numer VAT UE państwa członkowskiego, w którym kończy się ten transport.
Konieczne jest również wskazanie na fakturze wystawianej przez pośrednika odpowiedniej adnotacji wskazującej, iż podatek od dostawy dokonanej przez pośrednika zostanie rozliczony przez ostatni podmiot w łańcuchu.
Obowiązki dokumentacyjno-rozliczeniowe polskich podatników VAT biorących udział w procedurze uproszczonej
Polski podatnik VAT będącym pierwszym dostawcą w łańcuchu rozpoznaje wewnątrzwspólnotową dostawę towarów (WDT), zasadniczo ze stawką 0%, wystawiając fakturę na pośrednika. Wspomniane WDT jest wykazywane w JPK VAT oraz informacji podsumowującej.
Z kolei pośrednik będący polskim podatnikiem VAT wystawia dla ostatniego nabywcy fakturę zawierającą, w szczególności, adnotację „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy art. 135-138 ustawy o ptu” lub „VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE”, a także stwierdzenie, że podatek z tytułu dostawy zostanie rozliczony przez ostatniego w kolejności podatnika VAT.
W składanym JPK VAT i informacji podsumowującej ww. pośrednik jest obowiązany wykazać, z jednej strony, określone dane na temat WNT (jednak bez podatku, co jest charakterystyczne dla procedury uproszczonej), a z drugiej strony o dokonywanej przez niego dostawie towarów poza terytorium kraju (w związku z odsprzedażą towarów).
Z kolei ostatni podmiot w łańcuchu, będący polskim podatnikiem VAT, wykazuje szczegółowe dane o dokonanym WNT w JPK VAT i informacji podsumowującej.
Najczęstsze błędy i ich konsekwencje
Praktyka organów podatkowych oraz orzecznictwo, w tym wyroki Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) wskazują, że nawet drobne, wydawałoby się, błędy formalne mogą pozbawić przedsiębiorcę prawa do stosowania procedury uproszczonej.
Tego typu uchybieniem jest brak odpowiedniej adnotacji na fakturze wystawionej przez pośrednika. Jeśli faktura nie wskazuje jednoznacznie, że to nabywca jest zobowiązany do rozliczenia VAT w ramach transakcji trójstronnej, pośrednik może zostać zmuszony do wstecznej rejestracji do celów VAT w kraju zakończenia transportu i zapłaty podatku wraz z określonymi dodatkowymi sankcjami.
Innym dość częstym błędem jest posługiwanie się przez pośrednika numerem VAT UE nadanym w kraju, w którym rozpoczyna się lub kończy transport.. Problemem może być również brak odpowiedniej dokumentacji potrzebnej do wykazania fizycznego przemieszczenia towaru między poszczególnymi państwami.
Rekomendacje dla przedsiębiorców
Aby zminimalizować ryzyko podatkowe związane z omawianymi transakcjami łańcuchowymi, firmy powinny wnikliwie badać istnienie w danym przypadku warunków stosowania procedury uproszczonej.
Rekomendowane jest także wdrożenie systematycznej weryfikacji statusu kontrahentów w bazie VIES (wyszukiwarka numerów VAT UE podatników) przed każdą dostawą. Należy również zadbać o to, by wewnętrzne systemy księgowe prawidłowo generowały wymagane adnotacje na fakturach i poprawnie oznaczały transakcje w plikach JPK / informacjach podsumowujących.
W przypadku wystąpienia wątpliwości co do charakteru transakcji u lub statusu jej uczestników, warto skonsultować strukturę podejmowanych działań z doradcą podatkowym. Prawidłowe wdrożenie procedury uproszczonej to nie tylko oszczędność czasu, ale przede wszystkim bezpieczeństwo finansowe przedsiębiorstwa w międzynarodowym obrocie towarowym.