Usprawiedliwiona nieobecność pracownika w zakresie kosztów kwalifikowanych ulgi B+R
Ministerstwo Finansów, w dniu 21 lutego 2024 roku, opublikowało interpretację ogólną nr DD8.8203.1.2021, otwierając nowe możliwości dla przedsiębiorstw korzystających z ulgi badawczo-rozwojowej (B+R). Nowe wytyczne rozszerzają zakres kosztów kwalifikowanych, umożliwiając wliczenie do nich wynagrodzeń pracowników za okres ich usprawiedliwionej nieobecności, takie jak urlop czy czas choroby, pod warunkiem, że ich praca jest związana z realizacją projektów B+R.
Dotychczas organy podatkowe stały na stanowisku, że tylko czas faktycznie przepracowany przez pracownika może być uwzględniany jako koszt kwalifikowany do ulgi B+R. Należności z tytułu usprawiedliwionej nieobecności pracownika, np. w przypadku urlopu lub choroby, nie były zaliczane do kosztów kwalifikowanych.
Przeciwne zdanie miały sądy administracyjne, które wskazywały, że choć urlop i zwolnienie lekarskie nie są czasem wykonywania pracy, to w czasie tych nieobecności pracownik jest nadal zatrudniony i przysługują mu należności wynikające z zatrudnienia. Na pracodawcy natomiast ciążą obowiązki wypłaty wynagrodzenia i odprowadzenia składek. W związku z tym, wynagrodzenia za okres urlopu, choroby oraz składki z tytułu tych należności należą do kosztów kwalifikowanych ulgi badawczo-rozwojowej (B+R) w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu (por. wyrok NSA z 3 sierpnia 2023 r., o sygn. akt II FSK 185/21 oraz z 30 sierpnia 2023 r., o sygn. akt II FSK 263/21).
W interpretacji ogólnej, MF poparł stanowisko prezentowane przez sądy, uznając, że koszty związane z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika również mogą być uznawane za koszty kwalifikowane ulgi B+R, o ile spełnione są określone warunki. Kluczowym kryterium jest, że czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu. Oznacza to, że jeżeli pracownik był zatrudniony do wykonywania działalności badawczo-rozwojowej, to również okresy jego usprawiedliwionej nieobecności (np. urlopu, choroby) mogą być uznane za czas pracy dedykowany tej działalności, pod warunkiem, że są one finansowane przez płatnika składek. Minister Finansów podkreśla, że nieobecność pracownika związana z urlopem czy chorobą, za którą przysługuje wynagrodzenie, jest integralnie powiązana ze stosunkiem pracy i nie może być wyłączona z kosztów kwalifikowanych ulgi B+R. W związku z tym, wynagrodzenia urlopowe i chorobowe są traktowane jako składniki kosztu wynagrodzenia kwalifikowanego do ulgi badawczo-rozwojowej.
Interpretacja ogólna otwiera nowe możliwości dla przedsiębiorców dążących do maksymalizacji zwrotu z inwestycji w działalność badawczo-rozwojową, w tym możliwość korekty rozliczeń z lat ubiegłych dla podmiotów, które wyłączyły koszty nieusprawiedliwionej nieobecności z kosztów kwalifikowanych.
Zachęcamy do dokładnego zapoznania się z treścią interpretacji oraz konsultacji z naszymi specjalistami, którzy pomogą Państwu w optymalizacji korzyści płynących z ulgi B+R w świetle nowych wytycznych.
