Ulga B+R – koszty kwalifikowane

Istotą ulgi na działalność badawczo-rozwojową jest możliwość odliczenia od podstawy opodatkowania (dochodu) wydatków stanowiących koszty kwalifikowane poniesionych na wskazaną działalność. Ustawodawca w przepisach podatkowych zawarł zamknięty katalog wydatków, które mogą stanowić podstawę do wyliczania ulgi. Tym samym podatnik w ramach ulgi ma możliwość odliczenia od dochodu jedynie te wydatki, które klasyfikują się do jednej z ustawowych kategorii.

Ustawodawca wyróżnił następujące kategorie kosztów kwalifikowanych:

  1. Koszty pracownicze – przede wszystkim koszty wynagrodzeń i składek – stanowią koszt kwalifikowany proporcjonalnie do czasu przeznaczonego przez pracownika na realizację zadań związanych z pracami badawczo-rozwojowymi w odniesieniu do ogólnego czasu pracy pracownika w danym okresie.

Podatnik nie ma możliwość zaliczenia do kosztów wynagrodzeń współpracowników zatrudnionych w ramach umów o współpracę (B2B).  Oprócz wynagrodzenia zasadniczego w tej kategorii mieszczą się również koszty podróży służbowych czy benefity dla pracowników (pakiety medyczne, karnety sportowe, dodatkowe ubezpieczenia).

  1. Koszty osób świadczących usługi na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło

W tym przypadku wyłączone z niniejszego katalogu będą wydatki z tytułu umowy zlecenie lub umów o dzieło zawierane z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą

  1. Nabycie materiałów i surowców są to wydatki bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową, czyli koszty ściśle związane z działalnością B+R, która została urzeczywistniona w wyniku poniesienia nakładów na materiały i surowce. Do tej kategorii można zaliczyć między innymi koszty paliwa, energii, tworzywa sztuczne, barwniki.
  2. Nabycie sprzętu specjalistycznego – kategoria ta obejmuje koszty poniesione na nabycie sprzętów niebędących środkami trwałymi wykorzystywanych bezpośrednio w prowadzonej działalności B+R. Ustawa o CIT / ustawa o PIT wskazuje, iż w szczególności może to być zakup naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych.
  3. Ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, przy czym mogą stanowić koszt kwalifikowany jedynie, gdy są nabywane od pomiotów o statusie jednostek naukowych. Wskazanymi podmiotami są między innymi uczelnie, federacje podmiotów systemu szkolnictwa wyższego i nauki, instytuty naukowe PAN, instytuty badawcze, międzynarodowe instytuty naukowe utworzone na podstawie odrębnych ustaw działające na terytorium Polski, Polska Akademia Umiejętności oraz inne podmioty prowadzące głównie działalność naukową w sposób samodzielny i ciągły.
  4. Odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej, nabycie usług wykorzystania takiej aparatury – w przepisach podatkowych nie wyjaśniono znaczenia pojęcia „aparatura naukowo-badawcza”, w związku z tym należy przyjąć, że w tej kategorii mieszczą się zestawy urządzeń badawczych, pomiarowych lub laboratoryjnych o małym stopniu uniwersalności i wysokich parametrach technicznych. Natomiast wskazane „odpłatne korzystanie” oznacza korzystanie na podstawie dowolnej umowy przyznającej uprawnienie do wykorzystywania aparatury. Z tej kategorii wykluczone są wydatki na odpłatne korzystanie na podstawie umowy zawartej z podmiotem powiązanym.
  5. Uzyskanie i utrzymanie patentu, prawa ochronnego, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, związanych z działalnością B+R.
  6. Odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych związanych z pracami badawczo-rozwojowymi. Przykładowo do tej kategorii mogą być zaliczane odpisy amortyzacyjne od wartości sprzętu elektronicznego, komputerowego, maszyn automatycznych do produkcji, aparatury technicznej, programów do projektowania systemów. Z tej kategorii wyłączone są odpisy amortyzacyjne od samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Ewidencja czasu pracy pracowników w ramach wykonywanych prac B+R jest niezbędna, by móc zakwalifikować do ulgi wydatki poniesione na wynagrodzenia pracowników. Jest to bardzo istotny element w szczególności, gdy dany pracownik wykonuje zarówno prace  związane i niezwiązane z działalnością badawczo-rozwojową firmy. W takim przypadku konieczna jest kalkulacja poświęconego czasu na oba obszary oraz przyjęcie „klucza proporcji”, za pomocą którego przedsiębiorca ma możliwość obliczenia ilości przepracowanego czasu i kosztów poniesionych w ramach wykonywanych prac B+R.

W ramach wydawanych interpretacji indywidualnych organy podatkowe potwierdzają, iż następującego rodzaju wydatki mogą korzystać z preferencji związanej z działalnością ulgi B+R:

  1. wynagrodzenia pracowników obejmujące wynagrodzenia zasadnicze oraz wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, nagrody, dodatki.
  2. wpłaty na pracownicze plany kapitałowe.
  3. odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz od wartości niematerialnych i prawnych związane z:
    1. licencjami oraz prawami autorskimi;
    2. sprzętem komputerowym i elektronicznym (m.in. serwery, komputery, laptopy, monitory);
    3. sprzętem i wyposażeniem biurowym.
  4. koszty amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w tej części, w jakiej są wykorzystywane w działalności B+R m.in. od niezbędnego oprogramowania, sprzętu komputerowego bądź sprzętu elektronicznego.
  5. koszty materiałów wykorzystywanych przy pracy nad realizacją danego projektu, w tym m.in. energia elektryczna, oprogramowanie, sprzęt komputerowy oraz koszty materiałów biurowych dla pracowników, literatura fachowa.
  6. koszty związane z odpłatnym korzystaniem z aparatury naukowo-badawczej np.: koszty wykonania testów wibracyjnych, wykonania badania tomograficznego podzespołów.

Jednocześnie, organy podatkowy uznały, że poniższe wydatki nie mogą stanowić kosztów kwalifikowanych na cele związane z ulgą B+R:

  1. koszty nabytych sprzętów, które po specjalnym skonfigurowaniu zostaną przekazane klientowi.
  2. koszty utrzymania różnego rodzaju oprogramowania niebędącego dla podatnika wartością niematerialną i prawną jak również koszty leasingu sprzętu komputerowego,
  3. koszty wynajmu pomieszczeń/nieruchomości.