Obligatoryjny KSeF – zmiany obowiązujące od 1 września 2023 r.
Zmiany w fakturach korygujących
Od 1 września br. znacząca zmiana dotknęła podatników wystawiających faktury korygujące, którzy od tej pory są zobowiązani do wskazywania w nich nowego elementu. W treści faktury korygującej obowiązkowo musi znaleźć się numer identyfikujący KSeF faktury korygowanej. Zasadniczo, obowiązek ten będzie odnosił się do podatników, którzy obecnie korzystają z dobrowolnego KSeF. Z oczywistych względów wymóg ten nie będzie miał zastosowania do faktur, które zostały wystawione poza KSeF. Obowiązek ten nie będzie również dotyczył faktur korygujących wystawianych do faktur korygowanych, dla których nie został nadany numer identyfikujący KSeF.
Zmiany w fakturach zaliczkowych i rozliczeniowych (końcowych)
Podobnie jak w fakturach korygujących również nowym obowiązkowym elementem faktur rozliczeniowych (końcowych) oraz ostatniej z faktur zaliczkowych (gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę) są numery identyfikujące faktury zaliczkowe w KSeF. W przypadku, gdy faktura była wystawiana poza KSeF podatnik jest natomiast zobowiązany do wskazania na dokumencie numeru tej faktury.
Z dniem 1 września br. wprowadzono również zmiany w zakresie obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych. Zmiana ta polega na likwidacji tego obowiązku, jeżeli całość lub część zapłaty podatnik otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na poczet których otrzymał zaliczkę. W przypadku jednak niewystawienia faktury zaliczkowej, podatnik jest zobowiązany do zawarcia dodatkowych elementów na fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, tj. daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi i datę otrzymania zaliczki, o ile data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.
Uproszczenia w zakresie braku obowiązku wystawiania faktur zaliczkowych w powyższym zakresie nie będą dotyczyły jednak faktur, na których wystawienia ustawodawca przewidział szczególne terminy (tj. określone w art. 106i ust. 3-8 ustawy o VAT). Oznacza to, że podatnik m.in. świadczący usługi budowlane będzie zobowiązany do dokumentowania otrzymanych zaliczek na dotychczasowych zasadach.
Nowy wzór faktury ustrukturyzowanej
Z dniem 1 września br. zaczął obowiązywać również nowy wzór faktury ustrukturyzowanej, tj. struktura logiczna FA(2). Wzór ten będzie stosowany także w przypadku faktur wystawianych w ramach obligatoryjnego KSeF. Ponadto, w ostatnich dniach na stronie Ministerstwa Finansów opublikowana została również broszura informacyjna dotycząca ww. wzoru dokumentu, która szczegółowo wyjaśnia sposób wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Coraz mniej czasu pozostaje do wprowadzenia obligatoryjnego fakturowania za pomocą KSeF, w związku z tym podatnicy już teraz powinni zapoznać się z ww. dokumentami. Pozwoli to przedsiębiorcom na wywiązanie się z czekających ich obowiązków związanych z KSeF we własnych organizacjach, a tym samym odpowiednie zaplanowanie całego procesu.
