Memoriałowe rozliczanie „kosztów pracowniczych”
Wydatki pracodawcy ponoszone na zwrot kosztów podróży służbowych, diet czy premie są uznawane za tzw. „koszty pracownicze”, czyli wydatki ponoszone na rzecz pracowników i co do zasady stanowiące dla pracodawcy koszty uzyskania przychodów, jeśli tylko spełniają ogólne przesłanki wskazane w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
Kwestia momentu zaliczenia powyższych wydatków kształtuje się odmiennie, niż w przypadku chociażby wynagrodzenia zasadniczego, które jest uznawane za koszt uzyskania przychodu w miesiącu, za który jest rozliczane (tzn. z zastosowaniem metody memoriałowej). Możliwość skorzystania z powyższej metody w przypadku premii oraz zwrotu kosztów podróży służbowej (wpłacanych np. do 15-tego dnia następnego miesiąca) jest uzależniona od tego czy dane świadczenie jest „należne”.
Organy podatkowe stoją na stanowisku, wedle którego wymóg „należności świadczenia” należy rozumieć jako świadczenie o obiektywnym charakterze w tym sensie, że po określeniu jego przesłanek, przyznanie np. nagrody lub premii pozostaje poza uznaniem pracodawcy. Jeśli warunki przyznawania tych świadczeń są sprawdzalne, konkretne oraz nieuzależnione od subiektywnej opinii, wówczas wydatki mogą zostać zaliczone przez pracodawcę do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, za który są rozliczane (tzn. rozliczanie z zastosowaniem metody memoriałowej).
Krajowa Informacja Skarbowa podtrzymuje stanowisko, że wystarczające do zastosowania metody memoriałowej jest postanowienie w regulaminie pracy regulujące warunki i terminy wypłaty świadczeń. Przykładowo w interpretacji podatkowej z dnia 16 czerwca 2020 r. (0111-KDIB1-2.4010.120.2020.2.MZA) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, iż:
„W oparciu o przywołane przepisy oraz przedstawiony opis sprawy, stwierdzić należy, że wydatki na wypłatę delegacji związanej z podróżą służbową pracownika mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w okresie, za który przedmiotowe świadczenia są należne (czyli na zasadzie memoriałowej), tj. miesiąca którego dotyczy, choć jej wypłata ma miejsce w miesiącu następnym (w terminie do 15-stego dnia kolejnego miesiąca), pod warunkiem, że rzeczywiście delegacja ta została wypłacona w terminie wynikającym z uregulowań obowiązujących w Spółce.”
Podsumowując, przy założeniu, że w regulaminie pracy zostałyby określone obiektywne przesłanki przyznawania premii pracownikom oraz zasady zwrotu kosztów podróży służbowych i wypłaty diet np. do 15-tego dnia następnego miesiąca (świadczenia musiałby być wypłacane w terminie), wówczas te koszty mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu, za który są rozliczane (z zastosowaniem zasady memoriałowej, a nie kosztowej).
