Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny prowadzony przez Szefa KAS, który służy do wystawiania, przechowywania oraz otrzymywania tzw. faktur ustrukturyzowanych (dalej jako e-faktury). Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy VAT mogą dobrowolnie korzystać z KSeF. Obecnie e-faktury są równoważne dla innych znanych przedsiębiorcom rodzajów faktur (elektronicznych oraz papierowych), a wybór danej formy zależy natomiast wyłącznie od decyzji wystawcy dokumentu. Dobrowolność w stosowaniu KSeF wyraża się również w wymogu uzyskania akceptacji odbiorcy na otrzymanie faktury ustrukturyzowanej za pomocą KSeF. Brak uzyskania takiej zgody przez wystawcę powoduje, że nie traci on możliwości wystawienia dokumentu w KSeF, lecz musi on przekazać e-fakturę odbiorcy w inny, uzgodniony z nim sposób.
W celu wystawienia faktury ustrukturyzowanej należy skorzystać z dedykowanego programu księgowego zintegrowanego z KSeF lub aplikacji przygotowanej przez Ministerstwo Finansów. Po przesłaniu dokumentu w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym do KSeF następuje zatwierdzenie e-faktury lub jej odrzucenie w przypadku wystąpienia błędów. Dzień przesłania e-faktury do KSeF jest równocześnie dniem jej wystawienia. W przypadku pozytywnej weryfikacji KSeF automatycznie nadaje dokumentowi indywidualny numer, co jest równoznaczne z jej otrzymaniem. Należy pamiętać, że wystawienie faktury ustrukturyzowanej wpływa również na obowiązki przy ewentualnej korekcie. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT faktura korygująca do faktury wystawionej za pomocą KSeF może zostać wystawiona wyłącznie w postaci faktury ustrukturyzowanej.
Korzyści z wystawiania faktur w KSEF
Ustawodawca przewidział kilka korzyści dla podmiotów korzystających dobrowolnie z KSeF. Dla podatników dokumentujących transakcje wyłącznie w ten sposób przewidziano skrócony termin na zwrot podatku VAT wynoszący 40 dni – podczas, gdy termin podstawowy wynosi 60 dni. Uzyskanie szybszego zwrotu jest jednak uzależnione od spełnienie dodatkowych warunków. Należy do nich zaliczyć m.in. wymóg rejestracji jako podatnik VAT czynny, składanie deklaracji podatkowych oraz posiadanie rachunku rozliczeniowego na tzw. białej liście podatników VAT przez okres 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który występuje podatnik z wnioskiem o zwrot. Ponadto, kwota podatku naliczonego lub różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji nie może przekraczać kwoty 3 000 zł.
Korzystanie z dobrowolnego KSeF wiąże się również z uproszczeniem w zakresie rozliczania korekt in minus. Podatnik wystawiający fakturę korygującą w formie ustrukturyzowanej nie ma obowiązku posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługi warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Uprawnienie to przysługuje wystawcy niezależnie od uzyskania akceptacji ze strony nabywcy na otrzymanie dokumentu za pomocą KSeF. Nabywca korzystający z KSeF jest natomiast zobowiązany do dokonania korekty w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę ustrukturyzowaną za pośrednictwem tego systemu.
Wystawianie dobrowolnych e-faktur będzie się wiązało z brakiem konieczności generowania plików JPK_FA na żądanie organów podatkowych, ponieważ wszelkie e-faktury znajdują się KSeF, do którego ma dostęp aparat skarbowy w razie uzasadnionej potrzeby. Pewną korzyścią związaną ze stosowaniem fakultatywnego KSeF należy również zaliczyć przechowywanie wszystkich faktur ustrukturyzowanych w centralnym systemie, co w razie zagubienia lub zniszczenia przez podatnika dokumentu nie będzie skutkowało dodatkowymi pracami administracyjnymi związanymi z odtworzeniem dokumentu.
Pomimo wymiernych korzyści, z przedstawionych w połowie 2022 r. przez Ministerstwo Finansów danych wynika, że podatnicy korzystali z KSeF głównie w celach testowych, natomiast liczba faktycznie wystawionych e-faktur była niewielka. Z uwagi na nadchodzące zmiany w powszechnym fakturowaniu, tendencja ta zdaje się jednak powoli zmieniać.
Obligatoryjny KSeF już wkrótce
Warto wskazać, że ustawodawca planuje wprowadzenie obligatoryjnego KSeF już od 1 lipca 2024 r. Zgodnie z założeniami, obowiązkiem wystawiania e-faktur zostaną objęci podatnicy VAT posiadający siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Faktura ustrukturyzowana (z pewnymi wyjątkami) będzie jedynym, dopuszczalnym rodzajem faktury. Zaawansowanie prac nad tym projektem wskazuje, że obligatoryjny KSeF wydaje się kwestią czasu, dlatego warto już teraz rozpocząć przygotowania do nadchodzących zmian. Podatnicy powinni zweryfikować, czy oprogramowanie niezbędne do wdrożenia KSeF zostanie dostarczone przez aktualnego dostawcę programu finansowo-księgowego, czy też konieczne będzie pozyskanie odpowiedniego rozwiązania informatycznego od innego dostawcy. W ramach wdrożenia KSeF niezbędny będzie również przegląd i odpowiednie dostosowanie stosowanych w przedsiębiorstwie procedur związanych z procesem wystawiania i przesyłania faktur (w tym m.in. weryfikacja zakresu danych na fakturach, zdefiniowanie zakresu odpowiedzialności osób zaangażowanych w ten proces), jak również odbioru faktur za pośrednictwem KSeF. Warto również przeprowadzić szkolenia pracowników w zakresie nadchodzących zmian (nie tylko osób zatrudnionych w działach księgowych, ale również do pozostałych jednostek zajmujących się w ramach organizacji procesami wystawiania oraz obsługi faktur).
Czy warto korzystać z dobrowolnego KSeF?
Skoro więc w nieodległej przyszłości polskich podatników czeka obowiązkowe wdrożenie fakturowania za pośrednictwem KSeF powstaje pytanie, czy warto zacząć korzystać z tego rozwiązania wcześniej, kiedy pozostaje ono opcjonalne? Na pewno nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę, kiedy wystawianie i wymiana e-faktur za pośrednictwem KSeF staną się obowiązkowe. Obecnie funkcjonujący dobrowolny KSeF może być interesującym rozwiązaniem szczególnie dla tych podatników, którzy są w tych przygotowaniach dosyć zaawansowani i chcieliby jeszcze przed wprowadzeniem powszechnego obowiązku stosowania e-faktur lepiej zapoznać się z tym nowym rozwiązaniem w warunkach praktycznych, sprawdzając w ten sposób poziom przygotowań. Przykładowo, mogą oni rozważyć wdrażanie e-faktur stopniowo, np. w odniesieniu wyłącznie do wybranych kontrahentów lub typów transakcji. Należy przy tym pamiętać, że samo wystawianie e-faktur w ramach dobrowolnego KSeF nie wymaga zgody odbiorcy, ta zgoda jest niezbędna, jeśli e-faktura miałaby być również dostarczana za pośrednictwem tego systemu (oczywiście taka zgoda ze strony nabywcy pozwoliłaby jeszcze lepiej „przetestować” działalnie systemu). Korzystanie z dobrowolnego KSeF powinny ponadto rozważyć przedsiębiorstwa, dla których przewidziane zachęty (m.in. krótszy zwrot podatku VAT czy uproszczenia w zakresie rozliczania korekt in minus) będą szczególnie opłacalne z uwagi na specyfikę ich działalności.
