Artykuły spożywcze przekazane pracownikom a koszty uzyskania przychodów
Uznaje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągniecie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Jednak Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych („Ustawa o CIT”) zawiera katalog wydatków, których podatnik nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Między innymi w art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy o CIT wskazano, że kategorią podlegającą wyłączeniu są wydatki na reprezentację, w tym na zakup żywności i napojów.
W związku z tym należy zastanowić się, czy koszty poniesione przez podatnika CIT, na zakup artykułów spożywczych udostępnianych pracownikom, stanowią koszt uzyskania przychodu? Warto zwrócić uwagę, że muszą zostać spełnione następujące warunki, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
Kwestia zaliczenia artykułów spożywczych do kosztów uzyskania przychodów jest częstym przedmiotem wniosków o interpretację indywidualną. Liczne interpretacje w tym zakresie przedstawiają linię orzeczniczą mówiącą, że produkty kupowane w celu uzupełnienia zapasów „kuchni biurowej” w herbatę, kawę, mleko, czy chociażby owoce jest zaliczane do kosztów uzyskania przychodu. Wskazuje się, że tego typu wydatki nie mają charakteru „okazałości”, ani „wykwintności”, bowiem te cechy są uznawane za przejaw reprezentacji. Co więcej udostępnianie tych artykułów powinno ograniczyć się do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ponieważ w orzecznictwie można spotkać się z różnorodnymi stanowiskami odnośnie udostępniania produktów żywnościowych osobom zatrudnionym w oparciu o umowę cywilnoprawną lub kontrahentom. Jest to często uznawane za działania o charakterze reprezentacyjnym, z uwagi na to, że zdaniem organów podatkowych mają na celu wywołanie pozytywnego wrażenia u podmiotów zewnętrznych.
W związku z powyższym zaliczenie wydatków na zakup żywności dla pracowników do kosztów uzyskania przychodu jest dozwolone. Zakupione artykuły spożywcze wpływają na osiągane przychody, poprzez stwarzanie przyjemnej atmosfery w środowisku pracy oraz zwiększanie motywacji do pracy, co w konsekwencji przyczynia się do wzrostu wydajności pracy i osiąganych z niej przychodów. Jednak trzeba pamiętać, że kupowanie produkty żywnościowe nie mogą spełniać przesłanek „wykwintności” ani „okazałości”.